Estamos na era digital, no qual armazenar documentos em nuvem facilita a organização e otimização de espaço, porém, ainda existem documentos originais em papel que legalmente precisam ser armazenados por até 20 anos para garantir a proteção da empresa mediante a cenários judiciais. Tais como atestados de saúde ocupacional, ou permanentemente, no caso de Livro de Inspeção do Trabalho.
Documentos estes que quando necessária sua apresentação, é de suma importância que estejam conservados, legíveis e facilmente localizados.
A guarda de documentos exige não somente uma organização que é essencial para facilitar o acesso, mas também um ambiente propício, seguro e muito bem arejado para garantir a integridade física e a confidencialidade dos documentos.
Algumas práticas contribuem para garantir a organização dos documentos em papel durante todo seu ciclo de vida, como:
- Reunir todos os documentos que estão ocupando espaço em sua empresa;
- Categorizar os documentos – documentos fiscais, documentos pessoais, registros médicos, processos, etc;
- Descarte os documentos desnecessários – documentos que não são mais necessários o armazenamento. A Doc Services oferece o serviço de expurgo consciente e seguindo sempre as leis da LGPD.
A utilização de papéis físicos ainda é muito grande, por isso, é de suma importância contar com uma empresa que possa auxiliar a guarda de documentos, para evitar extravios, acidentes ou problemas na gestão e vazamentos das informações desses documentos. Além de otimizar espaço, tempo e investimento da empresa.
Além de uma estrutura física imponente vigiada 24hs para Guarda de Documentos, a Doc Services investe em tecnologia para oferecer soluções que permitem acesso restrito, on-line e em tempo integral às informações. Com isso, nossos clientes conseguem processos mais eficientes e otimizados, com menos uso de papel, mais controle e rastreabilidade dos dados, tudo com segurança e garantia de conformidade com a LGPD.