Manter armazenados os laudos médicos e exames que contém todo o histórico do paciente é muito importante para acompanhar a evolução e o estado de saúde do indivíduo.
O fato é que a lei prevê que os hospitais, clínicas e laboratórios de saúde têm a obrigação de zelar pela conservação e segurança desses documentos por tempo indeterminado.
Nós da Doc Services reconhecemos que não é uma tarefa fácil. Armazenar e organizar esses prontuários médicos e o arquivo físico do seu laboratório pode dar uma dor de cabeça grande. Ainda mais quando o laboratório não conta com políticas internas de preservação de documentos dentro da empresa.
Essa ausência de diretrizes podem fazer com que os gestores fiquem sem saber o que fazer com a quantidade de papéis acumulados, gerando diversos problemas e, até mesmo, a perda desses documentos importantes.
Está passando por essa dificuldade? Então, saiba o que fazer com o arquivo físico do seu laboratório de saúde, além disso, aprenda como cuidar desses arquivos de maneira segura. Acompanhe a leitura!
A importância de armazenar os arquivos físicos do seu laboratório?
De acordo com a
portaria n° 1.508, de 27 de novembro de 2009, do Art. 9° é dever da Agência Nacional de Vigilância Sanitária – ANVISA, organização vinculada ao Ministério da Saúde, proceder à gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos no âmbito de sua atuação com instrumento de apoio à administração e com elementos de prova e informação.
Ou seja, ela regula as questões referentes ao armazenamento de laudos e todas as informações importantes de uso e consulta pelos profissionais de saúde.
A Resolução de Diretoria Colegiada –
RDC N° 302/2005 prevê que todos esses exames ou laudos são de inteira responsabilidade do laboratório ou qualquer estabelecimento de saúde.
Ainda de acordo com a RDC 302 as cópias dos laudos, os dados brutos e arquivo físico do seu laboratório devem ser arquivados de forma que facilite seu acesso.
O prazo mínimo legal para manter o histórico do paciente
Talvez você ainda não saiba o que fazer com o arquivo físico do seu laboratório, mas você sabia que é necessário mantê-los armazenados durante um longo período? Como apresentado acima pela RDC 302/2005, os exames fazem parte do histórico do paciente.
O indicado é que os arquivos impressos sejam armazenados pelo período de 5 anos, mas os documentos digitalizados o armazenamento deve ser feito de forma permanente.
Uma informação interessante é que a instituição têm por obrigação guardar todo arquivo físico do seu laboratório e os exames até o momento que o paciente solicitar esse documento. Entretanto, há uma obrigatoriedade de manter uma cópia que precisa ser arquivada.
Ou seja, mesmo entregando o resultado ao paciente, o laboratório deve manter uma cópia do laudo, bem como o comprovante de entrega devidamente assinado pela paciente.
Porém, como o prazo de armazenamento é muito longo, acaba gerando uma quantidade expressiva de documentos. No entanto, torna-se complicado manter o arquivo organizado dentro do laboratório contendo esse volume de papéis.
Nesse caso, o ideal é optar pelo gerenciamento de documentos, ou seja, escolher uma empresa para cuidar desses arquivos para você, contribuindo para a diminuição dos espaços e os mantendo salvos.
Você pode sempre optar por armazenar o arquivo do seu laboratório por meio do sistema convencional (físico) e digital, em servidores, por meio da nuvem.
Esse método, trata-se de uma forma econômica, prática e moderna de armazenar os exames do paciente, sem risco e perdas, mas de forma segura e eficaz. Nesse caso, os arquivos deverão ser mantidos armazenados por tempo indeterminado no computador.
Mas lembre-se, mesmo optando pelo armazenamento digital, o ideal é manter os documentos físicos, pois assim redobramos a segurança e diminuímos os riscos de perda, tanto para o físico ou digital.
A melhor forma de armazenar os dados clínicos
Como citado anteriormente, você pode escolher pelo armazenamento físico e digital ao mesmo tempo, aumentando a segurança dos arquivos.
Agora que você já sabe o que fazer com o arquivo físico do seu laboratório médico, é essencial escolher e analisar a implantação do mecanismo de armazenamento.
O armazenamento físico acontece por meio de estantes, catalogamos por título e descrição do conteúdo. Além disso, contamos com um espaço altamente preparado, com temperatura adequada para evitar a deterioração.
Na opção adotar a tecnologia para reforçar a segurança do arquivo físico do seu laboratório, se torna uma escolha inovadora que permite o armazenamento, o acesso e o
compartilhamento virtual dos arquivos.
Doc Services: Experiência de décadas em gestão de documentos
Quer manter um laboratório de alta eficiência? Escolha a Doc Services para cuidar do arquivo físico do seu laboratório. Trabalhamos para tornar o dia a dia do seu laboratório mais prático e rápido.
Por isso, conte com a experiência de quem entende sobre gestão de documentos.
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