Por que é necessário ter uma sala para arquivar documentos?
O arquivamento é o processo de mover dados ou documentos que deixaram de ser usados ou consultados frequentemente e estão em outro ambiente operacional, geralmente de menor custo. É comum que esses documentos sejam declarações de impostos de renda antigos, registros trabalhistas, prontuário médico, exames, certidão de nascimento, certidão de óbito, notas fiscais, extratos bancários e outros documentos impressos que não são necessários para o trabalho diário, porém não podem ser descartados. E para isso existe o arquivamento. Porém, o que muitas empresas negligenciam é o armazenamento e como deve ser o ambiente para guarda de documentos. Até porque de nada adianta guardar os documentos de qualquer maneira, em um local inadequado, sem estrutura suficiente para oferecer segurança aos seus arquivos, porque ao invés de facilitar a logística do trabalho, pode gerar prejuízos financeiros ao seu negócio. Caso você queira organizar esses documentos internamente dentro da sua instituição, você precisa tomar alguns cuidados importantes. Veja!Mas como deve ser o ambiente para guarda de documentos?
A primeira dica é: O local deve ser sem sujeira, grande, apropriado e organizado, ou seja, o ambiente deve ser limpo, de preferência arejado: sem incidência direta de luz artificial ou solar, para não se tornar um ambiente muito quente. Evite lugares úmidos e com risco de infiltração. Ou seja, você deve está atento aos fatores ambientais como:- Temperatura e umidade relativa;
- Radiação da luz;
- Qualidade do ar;
- Fungos e Roedores;
- Ataque de insetos.
- Caso se detecte situação de infestação, chamar profissionais especializados em conservação de acervos;
- Não limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar, favorecendo a proliferação de colônias de fungos;
- Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador.
Veja outros cuidados essenciais e como deve ser o ambiente para guarda de documentos!
Cuidado com o que os objetos que estão perto: Evite armazená-los perto de objetos que apresentem risco ao seu documentos, por exemplo: risco de incêndio, como aparelhos elétricos ou perto de fiações. Além disso, mantenha longe de substâncias que possam colocá-los em risco, como alimentos ou coisas doces, que podem ser o pivô de insetos. Evite pastas e caixas de plástico: O indicado é utilizar pastas, caixas de papel e envelopes. Verifique sempre os documentos: Verifique periodicamente os arquivos para saber se eles estão bem conservados, sejam papéis, fotografias ou fita e DVDs. Isso fará com que, caso tenha acontecido algum problema, você consiga reverter a situação o mais rápido possível. Como deve ser o ambiente para guarda de documentos: É muito comum nesses tipos de ambiente acumular muita poeira, fungos, mofo e pragas como: cupins, brocas e roedores. Mas com a limpeza periodicamente você pode controlar essa situação. Cuidado ao manusear: Tome cuidado, lave bem as mãos e seque-as bem antes de tocar no documento. Uma dica importante, não passe creme antes, pois podem manchar os papéis. O ideal é utilizar luvas e máscaras. Isso irá proteger os arquivos e a sua saúde de possíveis fungos. Não acumule papel: Nada de colocar um monte de papel em um só local. Pois, além de se tornar um ambiente desorganizado e instável, aumenta o risco de perda, dificulta o manuseio e a conservação do material. Os papéis empilhados podem deteriorar mais rápido. Então, você está conseguindo entender como deve ser o ambiente para guarda de documentos? Então, continue acompanhando!A terceirização da Guarda de Documentos
Ao longo da leitura deste material, talvez você tenha percebido que fazer essa tarefa sozinho dê muito trabalho, pois na sua empresa, clínica, consultório ou laboratório, não tenha espaço suficiente e nem adequado para isso. Ou talvez, você não tenha tempo para ficar organizando, avaliando, inspecionando periodicamente os documentos e limpando o ambiente, até porque é uma tarefa demorada, que precisa fazer constantemente e demanda muitas horas de relógio. Para esses tipos de situações o mais indicado é terceirizar a guarda de documentos. O processo funciona da seguinte forma: Ao invés de ficar se preocupando, perdendo tempo ou se estressando com isso, você pode contratar uma empresa especializada em gestão de documentos. Ou seja, esses arquivos serão levados para uma instalação da empresa responsável, e lá eles organizarão e cuidará de tudo para você. Os seus documentos poderão ser consultados sempre que a sua empresa precisar.A Doc Services pode te ajudar!
A Doc Services possui um ambiente adequado e altamente estruturado para armazenar seus documentos de forma segura, longe dos fatores ambientais ou qualquer eventualidade. Trabalhamos para oferecer aos nossos clientes qualidade no atendimento e no serviço, além de segurança e comodidade. Somos uma empresa responsável, contamos com profissionais qualificados e preocupados com a segurança da sua instituição. Podemos te ajudar a armazenar corretamente seus documentos. Acesse nosso site e solicite uma visita técnica para conhecer a nossa instalação. Será um prazer recebê-lo! Leia mais: Guarda de documentos: Qual a vantagem de um arquivo físico?