Saber qual o prazo certo para a guarda de documentos contábeis é uma necessidade de todas as empresas desse segmento. Até porque, com a correta gestão desses registros é possível evitar problemas com o fisco. Além disso, guardá-los adequadamente também auxilia nas questões trabalhistas da empresa.
Isso porque, a perda de documentos é uma ação séria e que pode acarretar em processos jurídicos. Por conta disso, ter uma boa organização quando o assunto é arquivo contábil é essencial. No conteúdo de hoje, nós da
Doc Services iremos te auxiliar a entender mais sobre a guarda adequada dos documentos contábeis.
Como nós sabemos, todos os dias os setores de contabilidade lidam com inúmeros documentos. Apesar de parecer bagunçado, contando com boas ferramentas é possível manter a organização desses arquivos. Além disso, plataformas e tecnologias de gestão automatizada tendem a descomplicar processos.
Nesse artigo, iremos falar mais especificamente sobre o prazo de
guarda desses documentos. Isso porque, por mais que muitos deles apresentem o mesmo período, é preciso saber as datas dos principais documentos. Para auxiliar na organização de sua empresa, separamos informações relevantes sobre os documentos contábeis:
Qual é o prazo de guarda dos documentos contábeis?
Primeiramente, é preciso citar que o prazo de guarda depende muito do tipo de arquivo e de seu objetivo. Quando falamos em documentos dos setores de contabilidade, por exemplo, temos 3 tipos principais de arquivos. Sendo assim, para cada tipo de registro irá existir um período específico adequado à sua guarda.
Além dos documentos de teor tributário, também existem os trabalhistas/previdenciários e os comerciais/fiscais. Confira abaixo, qual é o período de guarda de cada um desses documentos contábeis. Assim, além de mais organização, sua empresa atua de acordo com a lei, garantindo eficiência:
Tributários
Sendo a categoria mais simples e fácil de ser gerenciada, saber o prazo de guarda dos
documentos tributários é uma tarefa mais simples: 5 anos. Além disso, esse prazo inclui notas fiscais e documentos que comprovam o recolhimento de impostos.
Comerciais
Semelhante aos documentos tributários citados acima, os documentos comerciais também possuem uma data de guarda de 5 anos. Porém, em alguns casos ocorrem algumas divergências quanto a esses prazos. Para te ajudar a não perder a exceção à regra dos documentos contábeis, separamos esses casos abaixo:
- “compensação mercantil — 20 anos;
- contrato de seguros/informação de valores — 20 anos;
- contrato de seguros pessoal — 20 anos;
- contratos previdenciários privados — 20 anos;
- ações judiciais e administrativas — tempo indeterminado;
- novação e pagamentos mercantis — 20 anos;
- títulos ou contratos de investimentos coletivos — 8 anos;
- títulos de capitalização — 20 anos.”
Trabalhistas e previdenciário
Novamente, temos os mesmos prazos de guarda de documentos contábeis ligados aos direitos trabalhistas e previdenciários. Além disso, mais algumas exceções devem ser citadas.
Confira prazos diferentes:
- “CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) — 36 anos;
- CAT (Comunicação de Acidentes de Trabalho) — 10 anos;
- GPS (Guia de Previdência Social) — 10 anos;
- depósitos do FGTS — 30 anos;
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) — 20 anos;
- PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) — 20 anos.”
Agora que você já sabe qual prazo de guarda de documentos contábeis, que tal conferir como a Doc Services pode te auxiliar com suas “papeladas”? Confira abaixo um pouco mais sobre nossa empresa e o que fazemos. Além disso, veja outros conteúdos em nosso blog para uma gestão mais eficiente de documentos.
Como a Doc Services pode te ajudar?
Aqui na Doc Services, escritórios de contabilidade e empresas do setor podem terceirizar a guarda de documentos contábeis, em um ambiente apropriado e de forma organizada.
Nossas soluções vão desde a triagem de documentos até a visita ao seu escritório para retirada de arquivos. Você também poderá acessar todos os documentos por meio do nosso sistema de cadastro de inventário.
