Devido ao grande volume de documentos gerados em uma empresa, acaba-se causando acúmulo e ocupação de espaços que poderiam ser aproveitados de uma outra forma. Além disso, deixar esses arquivos armazenados de qualquer forma implica no risco de perdê-los e ter problemas judiciais como consequência.
Por isso, muitas pessoas optam por contratar uma empresa de guarda de documentos que cuide desta tarefa. Ao terceirizar essa atividade, pode-se gerar melhores resultados e oportunidades para o negócio.
O indicado é que, mesmo optando por digitalizar esses documentos e colocá-los no meio digital, é importante continuar mantendo seus arquivos físicos guardados. Além de ter uma segurança maior, caso aconteça algum problema no HD, a empresa terá sempre uma cópia física do que é importante.
Para entender o que é a guarda de documentos: Qual a vantagem de um arquivo físico? Continue a leitura!
O que é gestão de documentos?
Primeiro, para entender sobre a importância de preservar os seus documentos físicos, é importante começarmos a explicar sobre como funciona a gestão de documentação.
Esse processo consiste em um conjunto de procedimentos que visa garantir a preservação dos registros mais importantes de uma instituição em um espaço preparado para o armazenamento desses documentos, além de facilitar a utilização desses arquivos no dia a dia, tornando sua busca mais fácil, segura e organizada.
O processo de guarda de documentos é essencial para o cumprimento legal da empresa. As companhias precisam guardar os documentos por um prazo mínimo, conforme a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Por isso, é muito importante criar um plano estratégico eficaz para garantir a segurança e estabilidade desses arquivos.
A vantagem de manter um arquivo físico
A tecnologia trouxe muitos benefícios, tanto para o lado pessoal quanto profissional, ajudou a facilitar muitos processos, a exemplo da digitalização de documentos.
Ela pode ser muito vantajosa no dia a dia, evita desperdício de papel e otimiza o tempo dos funcionários. No entanto, a guarda de documentos físicos continua sendo importante.
Há documentos que só terão valor e originalidade se ele for físico. Ainda que exista uma tecnologia que possibilite a cópia de todos os dados, esses arquivos precisam ficar guardados por alguns anos, até o prazo permitido para eliminação deste documento.
Além disso, o armazenamento de arquivos físicos proporciona em muitas pessoas a sensação de segurança. Parte do público ainda encontra resistência em confiar em itens totalmente digitais.
Veja outras vantagens na guarda de documentos!
Segurança da informação
Além disso, caso haja uma questão judicial, algumas pessoas têm mais segurança em ter o documento físico em mãos e impresso.
Acesso independente
Você pode ter acesso direto aos documentos físicos sem depender de uma conexão, de um computador ou outros dispositivos eletrônicos. Sem perder o acesso por falta de bateria, conexão ou problema no dispositivo.
É muito importante manter os documentos físicos guardados, mesmo que a sua empresa gere uma quantidade significativa de papéis diariamente e acabe ocupando espaço.
Há no mercado empresas especializadas em armazenar e catalogar esses arquivos físicos, sem problemas, mas com muita eficiência em sua atuação, como nós, da Doc Services!
Como funciona esse processo de guarda de documentos físicos?
A melhor maneira de realizar o armazenamento físico é por meio da contratação de uma empresa especializada na gestão de documentos que conte com estratégias e ferramentas necessárias para guardar seus documentos.
Nós da Doc Services armazenamos os documentos em estantes e catalogamos por título e descrição de conteúdo. Além disso, esses papéis poderão ser acessados de modo seguro e rápido.
O processo de armazenamento possibilita concentrar todas as informações e arquivos da empresa em um mesmo lugar.
Escolha uma empresa para cuidar dos seus documentos físicos
A Doc Services trabalha sempre com o objetivo de tornar mais prático, rápido e eficaz o dia a dia dos clientes. Para isto, conta com a experiência de profissionais altamente capacitados e décadas de experiência.
Também no uso de tecnologia de ponta, como o desenvolvimento de softwares próprios e internet. (Ver “Doc-Services System” – um software para controle do armazenamento de arquivo-morto através da Internet.)
Além disso, contamos com um sistema on-line, onde você e sua empresa têm controle total on-line do arquivo armazenado.
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